Viele Stellen verwalten Aufbewahrungsfristen mit einer Tabelle, die niemand mehr richtig pflegt, oder mit Ordnern, deren Löschdatum nur eine Person im Kopf hat. Dieser Kurs geht den entgegengesetzten Weg: Sie bauen ein kleines Werkzeug, das genau die Schritte Ihres Aufbewahrungs-Workflows abbildet, die bei Ihnen täglich vorkommen.

Keine Plattform-Einführung, keine Lizenzketten: Der Kurs zeigt den Bau mit KI-Assistenz — vom Inventar Ihrer Unterlagen bis zum Protokoll, das jede Entscheidung zur Aussonderung festhält.

Format: Selbststudium mit Anleitungen in Arbeitsschritten und Vorlagen
Ziel: ein eigenes, lauffähiges Werkzeug für Aufbewahrungs-Workflows
Vorkenntnisse: Tabellen-Grundlagen genügen; Programmieren ist keine Voraussetzung
Kursgebühr: einmalig 250 €, darin enthalten ist die gesetzliche Mehrwertsteuer
Rückfragen: per E-Mail während des gesamten Kurses

Die vier Module

Modul 1 — Bestand und Eingänge kartieren

Sie legen ein Inventar an: welche Unterlagen und Datensätze in Ihrer Stelle entstehen, wo sie abgelegt werden, wer sie bearbeitet und wann ein Vorgang als abgeschlossen gilt. Die Vorlage aus dem Kurs hilft, in einem Durchgang Klarheit zu gewinnen.

Modul 2 — Regeln in Arbeitsschritte übersetzen

Aufbewahrungsfristen stehen selten an einem Ort. Sie übersetzen Ihre Vorgaben in eine Fristen-Matrix mit eindeutigen Zuständigkeiten und prüfen anhand von Beispielfällen, ob die Regeln im Alltag funktionieren.

Modul 3 — Das Werkzeug bauen

Unter Anleitung der KI-Assistenz entsteht Schritt für Schritt Ihr eigenes Werkzeug für Aufbewahrungs-Workflows: eine Fristenübersicht mit Erinnerungen, Hinweise für abgelaufene Fristen und ein Protokoll, das jede Entscheidung dokumentiert. Die Formulierungen für die KI-Assistenten liefert der Kurs mit.

Modul 4 — Prüfen, einführen, dokumentieren

Ein Werkzeug nützt nur, wenn es benutzt wird. Der Abschlussteil zeigt, wie Sie es gegen die Abläufe Ihrer Stelle testen, im Team einführen und die Pflege dokumentieren — damit es auch im nächsten Quartal noch läuft.

Häufige Einwände — geprüft

„Künstliche Intelligenz baut doch sowieso alles von selbst.“

Das Gegenteil ist der Ausgangspunkt dieses Kurses: KI-Assistenz hilft beim Formulieren und Erstellen, das Werkzeug selbst bleibt ein einfaches, nachvollziehbares Artefakt, das Ihre Stelle versteht und pflegen kann. Wer nicht weiß, was drinsteckt, vertraut ihm auch keine Fristen an.

„Muss ich dafür programmieren können?“

Nein. Der Kurs arbeitet mit Vorlagen, Prüflisten und Anweisungen an KI-Assistenten. Wer schon einmal eine Formel in einer Tabellenkalkulation gebaut hat, kann jeden Schritt nachvollziehen. Programmierkenntnisse helfen, sind aber keine Voraussetzung.

„Reicht ein Werkzeug für mein ganzes Archiv?“

Es deckt den Workflow-Schritt ab, für den Sie es bauen — Fristen verfolgen, Erinnerungen auslösen, Aussonderungen dokumentieren. Das ist keine Einschränkung, sondern der Grund, warum es gepflegt bleibt: Ein kleines, geprüftes Werkzeug wird benutzt, ein Alleskönner oft umgangen.

„Was passiert nach meiner Anfrage?“

Wir melden uns per E-Mail, klären offene Fragen und erläutern den Ablauf. Erst danach folgt die Rechnung über 250 € und die Freischaltung des Kursmaterials.

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